Regulament de Ordine Interioară
ASB

Cap. 1. Dispoziţii generale

Art. 1. Dispoziţiile prezentului regulament fac referire la buna desfăşurare, disciplina, realizarea în bune condiţii a activităţii ASB, drepturile, responsabilităţile membrilor şi se aplică în conformitate cu Codul Muncii şi legislaţia în vigoare, respectiv în baza Ordonanţei Guvernului 26 din 30 ianuarie 2000, cu completările aduse de Ordonanţa Guvernului 37 din 30 ianuarie 2003, cu privire la asociaţii şi fundaţii. Abrevierea folosită va fi ASB.

Art. 2. ASB se constituie ca persoană juridică de drept privat, cu scop nepatrimonial, independentă și neguvernamentală.

Art. 3. În cadrul asociaţiei este interzisă orice discriminare între membri pe criterii politice, convingeri religioase, etnice, de sex, de orientare sexuală, stare materială, origine socială sau de oricare altă asemenea natură

Cap. 2. Drepturile şi obligaţiile membrilor

Art. 4. Membrii ASB sunt recrutaţi în urma sesiunilor de recrutare, organizate în fiecare toamnă, la începutul anului universitar, din rândul studenților biologi. Aceștia vor completa o cerere de înscriere, la sediul ASB sau online, urmând să fie chemați ulterior la un interviu.

Art. 5. Drepturile şi obligaţiile membrilor sunt menite să asigure participarea efectivă, cu spirit de răspundere, la servirea intereselor organizaţiei, la valorificarea la un grad superior a resurselor financiare, materiale şi umane, în vederea obţinerii unei înalte eficienţe.

Art. 6. Membrii ASB, în raport cu atribuţiile ce le revin, potrivit fişelor departamentale, au obligaţia de a respecta cu stricteţe regulile de disciplină stabilite în asociaţia în care îşi desfăşoară activitatea, contribuind la instaurarea unui climat corespunzător pentru o organizare şi desfăşurare eficientă şi la un nivel calitativ superior a activităţii organizaţiei, precum şi pentru fructificarea potenţialului intelectual al acestora.

Art. 7. Asociaţia poate numi Membri de Onoare dintre persoanele care au sprijinit activitatea acesteia, alegerea lor fiind de competenţa Consiliului Director. Calitatea de membru de onoare se propune Consiliului Director de către orice membru al acestuia.

Art. 8. Drepturile şi obligaţiile membrilor sunt cele prevăzute în statutul ASB.

Art. 9. Încetarea calităţii de membru are loc în condiţiile stipulate în statutul ASB.

Art. 10. Datele personale ale membrilor sunt confidenţiale. Acestea nu pot fi furnizate către o terţă persoană fizică sau juridică decât cu acordul explicit al membrului/membrilor în cauză.

Cap. 3. Organizarea activităţii ASB

Art. 11. Din punct de vedere funcţional, ASB are următoarea structură:
a) Preşedinte;
b) Vicepreşedinte;
d) Secretar General;
e) Coordonatori Departamente.

În cadrul fiecarui departament vor exista, pe lângă coordonator, cel putin doi membri activi, care vor ajuta la buna desfășurare a acestuia. Membrii unui anumit departament nu sunt excluși de participarea la proiectele altor departamente, atât timp cât își îndeplinesc atribuțiile în ambele părți.

Art. 12. Atribuțiile fiecarui departament

Art. 12.1. Departamentul Administrativ:
‐ Asigură inventarierea bunurilor ASB și raportează, iar apoi se asigură de achiziția bunurilor de care e nevoie în cadrul asociației;
‐ Organizează programul de curățenie din sediu și îl implementează;
‐ Gestionează resursele materiale ale ASB, adică distribuie materialele disponibile către proiecte și se asigură că bunurile revin în sediu;
‐ Se ocupă în mod expres de sistemul de împrumut al cărților din biblioteca ASB;
‐ Colectează cotizațiile membrilor ASB.

Art. 12.2. Departamentul de Proiecte:
‐ Asigură buna desfășurare a proiectelor propuse de fiecare membru;
‐ Oferă consultanță în realizarea proiectului;
‐ Monitorizează fiecare proiect desfășurat de ASB;
‐ Dezvoltă strategii de realizare a proiectelor;
‐ Participă la elaborarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor;
‐ Stabilește termene de tip deadline pentru buna desfășurare a proiectelor;
‐ Colaborează cu Departamentul de Resurse Umane în vederea asigurării unui număr optim de membri pentru fiecare proiect.

Art 12.3. Departamentul de Resurse Umane:
‐ Realizează la începutul fiecărui an sesiunile de recrutare ASB;
‐ Realizează o bază de date cu toți membrii ASB în vedere utilizării acesteia pentru eficientizarea participării la proiecte, manifestații, evenimente etc;
‐ Are atribuția de a realiza cel puțin două proiecte individuale pe an, centrate pe resursele umane (preferabil un team‐building și un training, seminar, conferință etc.);
‐ Realizează, prin contribuția Dept. Proiecte, o evidență continuă a proiectelor și a participanților la acestea;
‐ Dezvoltă sisteme de feedback și de evaluare a competențelor membrilor ASB;
‐ Evaluează nevoile personale ale membrilor și mediază eventualele conflicte;
‐ Efectuează evaluarea periodică a membrilor la intervale de timp stabilite împreună cu Consiliul Director;
‐ Propune, pentru fiecare manifestație, membrii care pot participa, îi contactează și stabilește cu ei detaliile participării la acțiunea respectiva.

Art 12.4. Departamentul de Promovare & IT:
‐ Asigura mediatizarea eficientă a asociației, a proiectelor desfășurate etc;
‐ Promovează imaginea și activitățile ASB prin întreținerea site‐ului, a pagini de Facebook și a altor pagini de internet asociate;
‐ Realizează designul pentru materialele de promovare ale proiectelor sau evenimentelor (flyere, bannere, afișe, panouri etc).
‐ Asigură fotografierea fiecărui eveniment desfășurat;
‐ Creează brand‐uri, sloganuri, materiale de promovare și alte concepte prin care să se asigure publicitatea ASB și a proiectelor sale.

Art 12.5. Departamentul de Relatii Externe:
‐ Realizează parteneriate: media, cu alte asociații sau alte instituții;
‐ Se ocupă fundamental de obținerea de sponsorizări și colaborări;
‐ Negociază contracte de sponsorizare și acorduri de parteneriat;
‐ Are atribuția de a realiza cel puțin două proiecte de tipul Fundraising pe an;
‐ Realizează comunicate de presă și le trimite către mass‐media și realizează o bază de date cu contacte ale acestora;
‐ Se ocupă de pregătirea membrilor și de participarea lor activă la diverse evenimente externe;
‐ Urmărește obținerea de contacte și colaborări cu companii/clinici ce pot oferi stagii de practică studenților;
‐ Menține și actualizează o bază de date a colaboratorilor.

Art 12.6. Departamentul Social
‐ Pune la cale un program săptămânal de consultanță cu studenții, în vederea primirii de plângeri, sesizări etc.;
‐ Organizează activități de cunoaștere a nevoilor și nemulțumirilor studenților (legat atât de activitatea ASB, cât și de alte chestiuni din cadrul facultătii). Ex: chestionare, sondaje etc. ce pot fi interpretate și publicate;
‐ Realizează, alături de conducerea ASB, procesele de distribuire a taberelor, burselor, căminelor și ține contactul cu studenții pentru a‐i anunța aspecte legate de acestea (datele de distribuire, transmitere de tabele, date de decontări etc.)

Art. 13. Activitatea ASB se realizează prin întrunirea membrilor săi în şedinţe ordinare şi extraordinare. Şedinţele sunt moderate de către preşedintele ASB, iar în absenţa acestuia, de către vicepreşedinte. Ședintele ASB se desfășoară o dată la două săptămâni, în situații excepționale, putând exista și întruniri săptămânale sau mai rare de două săptămâni. Anunțarea datei, orei și locației ședinței îi revine Secretarului General.

Art. 14. Fiecare şedinţă se desfăşoară după un program stabilit în prealabil de Preşedinte şi Secretarul General, sub forma unei ordini de zi a discuţiilor, citită la începutul fiecărei şedinţe şi aprobată şi se finalizează cu încheierea de către Secretarul General a unui proces ‐ verbal, citirea, aprobarea şi semnarea acestuia de membrii prezenți.

Art. 15. Realizarea concretă a activităţilor ASB se face în principal prin desfăşurarea de proiecte. Proiectele se vor desfăşura în conformitate cu planificarea adoptată, iar conducerea acestora se realizează de către un coordonator de proiect, care îşi formează echipa de proiect în funcţie de necesităţile proiectului. Fiecare proiect va fi monitorizat de Departamentul de Proiecte. În cadrul fiecarui proiect, echipa este obligată să aibă cel puțin două întruniri înainte de data efectivă a proiectului, iar în ședința imediat următoare acestor întâlniri să prezinte un raport de activitate. Proiectul va fi redactat în scris, conform indicațiilor directorului departamentului de Proiecte, iar la finalizarea acestuia, echipa va oferi un raport detaliat a rezultatelor proiectului respectiv.

Art. 16. Se încurajează desfăşurarea de proiecte în colaborare cu alte asociaţii sau organizaţii, pentru desfăşurarea acestora din urmă încheindu‐se un protocol de colaborare, în care vor fi prevăzute drepturile şi obligaţiile fiecărei asociaţii sau organizaţii în parte, precum şi durata acestuia. Pentru a desfăşura un proiect în colaborare este nevoie de acceptul Consiliului Director. Orice protocol de colaborare se semnează de către Preşedinte.

Cap. 4. Reguli de disciplină şi norme de protecţie a desfăşurarii activităţii

Art. 17. În vederea obţinerii unei optime organizări a activităţii, precum şi a unui nivel superior de eficienţă în cadrul ASB, se impune aplicarea şi respectarea normelor de conduită şi a măsurilor referitoare la securitatea desfăşurării activităţii.

Art. 18. În timpul desfăşurării şedinţelor, membrii au obligaţia să aibă un comportament care să nu stânjenească sau să ofenseze pe ceilalţi membri.

Art. 19. Pentru asigurarea unui cadru de discuţii optim obţinerii de rezultate eficiente, membrii au obligaţia respectării următoarelor măsuri:
a) este interzis fumatul în alte locuri decât cele special amenajate;
b) evitarea efectuării convorbirilor telefonice în interes personal, în timpul şi în sala desfăşurării şedinţelor;
c) executarea în timpul şedinţelor a altor activităţi străine de scopul întrunirii;
d) folosirea raţională a bunurilor care fac parte din patrimoniul ASB.

Art. 20. Folosirea sediului:
a) La şedinţe participă doar membrii ASB, exceptând situaţiile în care aceştia permit participarea unor persoane din afara asociaţiei;
b) De asemenea, materialele din sediu pot fi folosite doar în interiorul acestuia; nu se vor lua cărți sau alte materiale ce aparţin inventarului sediului ASB; dacă totuşi cineva are nevoie de ceva din sediu, pe o perioadă determinată de timp, va lua legătura cu Preşedintele şi va semna un proces verbal de primire a materialului/materialelor respective, urmând să le returneze în aceeaşi stare de funcţionare, urmărind folosirea raţională a acestora;
c) La părăsirea sediului se va lăsa curăţenie; Fiecare membru este obligat să facă curățenie în sediu. Curățenia se va realiza săptămânal, iar progamul va fi stabilit de directorul administrativ, alături de ceilalți membri ASB.

Cap. 5. Abateri şi sancţiuni

Art. 21. Constituie abateri următoarele acţiuni întreprinse de membrii ASB:
a) comiterea de fraude în dauna ASB;
b) utilizarea patrimoniului social în folosul personal;
c) nerespectarea Statutului şi a Regulamentului de Ordine Interioară;
d) prejudicierea imaginii ASB sau a încurajării de astfel de acţiuni;
e) împiedicarea cu rea‐voinţă a desfăşurării proiectelor proprii ASB;
f) neîndeplinirea sarcinilor încredinţate sau nerespectarea deciziilor adoptate.

Art. 22. În raport cu gravitatea abaterilor comise, sancţiunile care se aplică sunt următoarele:
a) avertisment;
b) suspendarea calităţii de membru ASB;
c) excludere.
Sancţiunea se aplică respectând prezumţia de nevinovăţie a membrului şi numai după cercetarea prealabilă a faptei ce constituie o abatere, cu ascultarea şi verificarea celor susţinute de membru. La stabilirea sancţiunii se va ţine seama de cauzele şi gravitatea faptei, împrejurările în care a fost săvârşită, gradul de vinovăţie al membrului, dacă acesta a mai avut şi alte abateri în trecut, precum şi de urmările abaterii. Hotărârea se ia de către Consiliul Director şi necesită majoritatea absolută a membrilor Consiliului. Decizia poate fi contestată în termen de 10 zile de la comunicarea ei membrului, după care decizia rămâne definitivă.

Art. 23. În cazul în care un membru al Consiliului Director nu poate participa la o şedinţă, el va anunţa conducerea ASB. Preşedintele va desemna un înlocuitor. În cazul în care absenţa prevăzută depăşeşte trei luni, Consiliul Director va desemna un singur înlocuitor pentru toată această perioadă.

Art. 24. Un membru al Consiliului Director care a lipsit nemotivat la mai mult de trei ședințe ordinare consecutive va fi considerat din oficiu exclus. Consiliul Director va desemna un singur înlocuitor până la organizarea de noi alegeri.

Art. 25. Un membru al Adunării Generale care are mai mult de trei absențe la ședințele ordinare ASB într‐un semestru, va putea fi exclus din cadrul asociației. Eventualele contestații se vor depune la Secretarul General, iar Consiliul Director va analiza dacă motivele acestuia au fost îndreptățite, putând renunța astfel la hotărârea de excludere.

Art. 26. În ceea ce priveşte procedura de soluţionare a cererilor sau reclamaţiilor individuale ale membrilor ASB, Consiliul Director se întruneşte şi în mod excepţional, la cererea oricărui membru al său. Reclamațiile de orice fel vor fi făcute în scris și depuse la Secretarul General care va prezenta situația/situațiile apărute la ședința imediat următoare.

Cap. 7. Recompense

Art. 27. Membrii ASB care îşi îndeplinesc activitatea cu obţinerea eficienţei corespunzătoare, pot fi recompensaţi prin acordarea de premii materiale şi/sau onorifice stabilite de Consiliul Director.

Art. 28. Recompensele se pot acorda membrilor ASB în următoarele condiţii:
a) Contribuţii importante la activităţile ASB;
b) Câştigarea de premii la concursuri, congrese sau sesiuni ştiinţifice studenţeşti interne sau internaţionale;
c) Alte situaţii hotărâte de Consiliul Director.

Art. 29. Membrii cei mai activi se vor bucura de onorarea invitațiilor adresate ASB, de schimburi culturale și profesionale naţionale şi internaţionale.

Art. 30. Tot pe baza evaluărilor făcute de către Consiliul Director se va întocmi anual, o listă cu cei mai merituoşi membri care vor fi recompensaţi în cadrul unei festivităţi de premiere, care va avea loc în ultima ședință din anul universitar respectiv.

Cap. 8 Dispoziţii finale

Art. 31. Prevederile prezentului Regulament de Ordine Interioară se completează cu dispoziţiile legale în vigoare.

Art. 32. Regulamentul de Ordine Interioară poate fi modificat prin hotărârea Adunării Generale, cu o majoritate de două treimi, la propunerea Consiliului Director.